Privacyverklaring
Versie 1.1 · 14 juli 2026 · De Nederlandstalige versie is bindend.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
ARCADIAN Sp. z o.o.
ul. Ostrobramska 101/4, Warschau, Polen
KRS 0001242523 · BTW PL1133202795
E-mail: info@arcadian-eu.com
ul. Ostrobramska 101/4, Warschau, Polen
KRS 0001242523 · BTW PL1133202795
E-mail: info@arcadian-eu.com
Deze verklaring geldt voor het Werfvolt-bedrijfsportaal op werfvolt.be.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
- Voor accountgegevens van bedrijven en gebruikers (registratie, login, beveiligingslogs) is ARCADIAN de verwerkingsverantwoordelijke.
- Voor persoonsgegevens van werknemers die een werkgever in het portaal invoert (identiteits- en tewerkstellingsgegevens, uren, aanwezigheid) is die werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en treedt ARCADIAN op als verwerker: wij verwerken deze gegevens alleen om de dienst te leveren, volgens de instructies die uit het gebruik van het portaal volgen.
3. Welke gegevens wij verwerken
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Bedrijfs- en accountgegevens | bedrijfsnaam, BTW-/ondernemingsnummer en registerdata (KBO/VIES), naam en e-mailadres van gebruikers, wachtwoord (versleuteld als hash) |
| Werknemersgegevens (ingevoerd door de werkgever) | naam, functie, taal, identificatienummers (bv. L1-nummer, nationaal identificatienummer), adres- en rekeninggegevens, certificaten, tewerkstellingen |
| Operationele gegevens | werven, uren- en aanwezigheidsregistraties, documenten, chat- en directberichten (incl. gedeelde bestanden), facturen/UBL |
| Technische gegevens | IP-adres, browser/apparaatinfo (user agent), tijdstippen van inlogpogingen en verzoeken — voor beveiliging en misbruikdetectie, en om op de openbare website een taal voor te stellen op basis van je vermoedelijke land (zie sectie 8) |
4. Doeleinden en rechtsgronden
- Leveren van de dienst (uitvoering van de overeenkomst): accounts, portalfuncties, berichten, facturatievoorbereiding.
- Wettelijke verplichtingen van werkgevers in de bouwsector ondersteunen (bv. aanwezigheidsregistratie 30bis/Checkinatwork) — de werkgever blijft verantwoordelijk voor de officiële meldingen.
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform (logbestanden, misbruikdetectie, rate-limiting), productverbetering op basis van geaggregeerde gebruiksstatistieken.
5. Bewaartermijnen
- Accountgegevens: zolang het account bestaat; na beëindiging verwijderd behoudens wettelijke bewaarplichten.
- Werknemersgegevens: zolang de werkgever ze in het portaal beheert. Werkgevers beschikken over een verwijderfunctie die alle gegevens van een werknemer wist (GDPR-verwijdering).
- Technische logbestanden: beperkt in de tijd, uitsluitend voor beveiligingsanalyse.
- Lokale berichtkopieën en concepten op je apparaat: maximaal 30 dagen voor de snelle cache; niet-verzonden bericht- en urenopdrachten blijven bewaard tot verzending, handmatige verwijdering of afmelding.
6. Beveiliging
- Gevoelige persoonsgegevens (o.a. adres- en identiteitsvelden) worden versleuteld opgeslagen; al het verkeer loopt over TLS (HTTPS).
- Hosting in de EU: datacenter in Frankfurt (Duitsland) bij DigitalOcean.
- Dagelijkse back-ups, toegangscontrole per rol en per organisatie (tenant-isolatie).
7. Ontvangers en subverwerkers
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| DigitalOcean | hosting en opslag | Frankfurt, EU |
| Brevo | transactionele e-mail (activatie, wachtwoordreset, uitnodigingen) | EU |
| Google Fonts | laden van lettertypen (hierbij ziet Google het IP-adres van de browser) | wereldwijd |
Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor marketingdoeleinden.
8. Cookies en lokale opslag
- JSESSIONID — essentiële sessiecookie voor inloggen; vervalt bij afmelden of einde sessie.
- WF_LANG — onthoudt je gekozen interfacetaal (max. 10 jaar).
- WF_LAST_PAGE — onthoudt voor hetzelfde account alleen het pad van de laatst geopende, opnieuw geautoriseerde pagina; zoekparameters en formuliergegevens worden niet opgeslagen (max. 10 jaar).
- WF_LANG_HINT — onthoudt dat je de taalsuggestiebalk op de openbare website hebt gesloten, zodat die niet opnieuw verschijnt (max. 1 jaar).
- Lokale opslag (localStorage) — interfacevoorkeuren zoals lettergrootte of contrast.
- App-opslag op het apparaat (IndexedDB) — na inloggen kan het portaal beperkte kopieën van recente directe berichten, concepten, wachtrijen van nog niet verzonden berichten en urenregistraties, en een kortstondige zoekindex met toegankelijke personen, klanten en objectadressen bewaren. Dit versnelt openen, zoeken en objectkeuze en overbrugt een korte netwerkonderbreking. Deze gegevens zijn per account en, waar nodig, per werkgever afgeschermd, worden op de achtergrond opnieuw gecontroleerd en bij afmelding of wissel van account gewist. De browser kan opslag eerder verwijderen; privébestanden worden niet automatisch offline bewaard.
- Het portaal gebruikt geen tracking- of marketingcookies.
- De taalsuggestie op de openbare website (/, /fr, /en, /de) vergelijkt je IP-adres volledig offline met de gratis DB-IP Country Lite-database (CC BY 4.0, db-ip.com) die op onze server is meegeleverd — je IP-adres verlaat daarbij onze server niet en wordt niet naar DB-IP of een andere derde partij verstuurd.
9. Push-meldingen
Meldingen (bv. nieuwe berichten) zijn optioneel en worden alleen ingeschakeld nadat je ze zelf in de browser toestaat. Je kan ze op elk moment weer uitschakelen in de browserinstellingen.
10. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail info@arcadian-eu.com; we antwoorden binnen de wettelijke termijn. Werknemers van wie gegevens door hun werkgever zijn ingevoerd, richten zich in eerste instantie tot die werkgever (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen de afhandeling.
Klachten kunnen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be) of de Poolse toezichthouder (UODO) worden ingediend.
11. Wijzigingen
Bij wezenlijke wijzigingen van deze verklaring informeren we gebruikers via het portaal of per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.