Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Deze verklaring geldt voor het Werfvolt-portaal op werfvolt.be en de persoonlijke Werfvolt iOS-app. Beschikbaarheid in de App Store en toegang tot functies hangen af van de gepubliceerde appversie en de actuele accountrechten.

2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

• Voor accountgegevens van bedrijven en gebruikers (registratie, login, beveiligingslogs) is ARCADIAN de verwerkingsverantwoordelijke.
• Voor persoonsgegevens van werknemers die een werkgever in het portaal invoert (identiteits- en tewerkstellingsgegevens, uren, aanwezigheid) is die werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en treedt ARCADIAN op als verwerker: wij verwerken deze gegevens alleen om de dienst te leveren, volgens de instructies die uit het gebruik van het portaal volgen.

3. Welke gegevens wij verwerken

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Leveren van de dienst (uitvoering van de overeenkomst): accounts, portalfuncties, berichten, facturatievoorbereiding.
• Wettelijke verplichtingen van werkgevers in de bouwsector ondersteunen (bv. aanwezigheidsregistratie 30bis/Checkinatwork) — de werkgever blijft verantwoordelijk voor de officiële meldingen.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform (logbestanden, misbruikdetectie, rate-limiting), productverbetering op basis van geaggregeerde gebruiksstatistieken.

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het account bestaat. Verzoeken om verwijdering of anonimisering worden beoordeeld op de betrokken gegevens, bevoegdheid en toepasselijke bewaarplichten. Het einde van een tewerkstelling verwijdert niet automatisch de persoonlijke identiteit.
• Werknemersgegevens: zolang de werkgever ze in het portaal beheert. Werkgevers beschikken over een verzoekfunctie voor beoordeling van verwijdering of anonimisering. Goedkeuring van zo'n beoordeling is geen automatische vernietiging van de volledige werknemers-, uren- of financiële historie.
• Technische logbestanden: beperkt in de tijd, uitsluitend voor beveiligingsanalyse.
• Lokale berichtkopieën en concepten op je apparaat: maximaal 30 dagen voor de snelle cache; niet-verzonden bericht- en urenopdrachten blijven bewaard tot verzending, handmatige verwijdering of afmelding.

6. Beveiliging

• Gevoelige persoonsgegevens (o.a. adres- en identiteitsvelden) worden versleuteld opgeslagen; al het verkeer loopt over TLS (HTTPS).
• Hosting in de EU: datacenter in Frankfurt (Duitsland) bij DigitalOcean.
• Toegangscontrole per rol en per organisatie (tenant-isolatie).

7. Ontvangers en subverwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor marketingdoeleinden.

8. Cookies en lokale opslag

• JSESSIONID — essentiële sessiecookie voor inloggen; vervalt bij afmelden of einde sessie.
• WF_LANG — onthoudt je gekozen interfacetaal (max. 10 jaar).
• WF_LAST_PAGE — onthoudt voor hetzelfde account alleen het pad van de laatst geopende, opnieuw geautoriseerde pagina; zoekparameters en formuliergegevens worden niet opgeslagen (max. 10 jaar).
• WF_LANG_HINT — onthoudt dat je de taalsuggestiebalk op de openbare website hebt gesloten, zodat die niet opnieuw verschijnt (max. 1 jaar).
• Lokale opslag (localStorage) — interfacevoorkeuren zoals lettergrootte of contrast.
• App-opslag op het apparaat (IndexedDB) — na inloggen kan het portaal beperkte kopieën van recente directe berichten, concepten, wachtrijen van nog niet verzonden berichten en urenregistraties, en een kortstondige zoekindex met toegankelijke personen, klanten en objectadressen bewaren. Dit versnelt openen, zoeken en objectkeuze en overbrugt een korte netwerkonderbreking. Deze gegevens zijn per account en, waar nodig, per werkgever afgeschermd, worden op de achtergrond opnieuw gecontroleerd en bij afmelding of wissel van account gewist. De browser kan opslag eerder verwijderen; privébestanden worden niet automatisch offline bewaard.
• Optionele website-analyse — alleen na toestemming meten we op openbare pagina’s het paginapad, actieve leestijd, scrollpercentage, begin van formulierinvoer, verzendpogingen en een vaste foutcategorie. Willekeurige browser-, bezoek- en pagina-ID’s in localStorage verbinden deze gebeurtenissen; het browser-ID vervalt na 90 dagen, een bezoek na 30 minuten zonder activiteit. Gebeurtenissen ouder dan 90 dagen worden dagelijks verwijderd. We verzamelen hiervoor geen veldinhoud, toetsaanslagen, zoekparameters of accountkoppeling. IP-adressen worden niet in deze analysetabel opgeslagen; reguliere beveiligings- en toegangslogs staan hiervan los. Via «Website-analyse» kunt u toestemming weigeren of intrekken; uw keuze wordt zes maanden bewaard. Registreren blijft in beide gevallen beschikbaar. Er worden geen marketingcookies geplaatst.
• De taalsuggestie op de openbare website (/, /fr, /en, /de) vergelijkt je IP-adres volledig offline met de gratis DB-IP Country Lite-database (CC BY 4.0, db-ip.com) die op onze server is meegeleverd — je IP-adres verlaat daarbij onze server niet en wordt niet naar DB-IP of een andere derde partij verstuurd.

De persoonlijke iOS-app

De app gebruikt het bestaande Werfvolt-account en de huidige serverrechten. Concepten en nog niet bevestigde urenopdrachten worden op het apparaat versleuteld bewaard, afgeschermd per account en werkgever. Deze opdrachten blijven beschikbaar voor herstel en herhaling; afmelden maakt ze ontoegankelijk voor een ander account, maar wist de versleutelde concepten niet automatisch. Een verzonden opdracht wordt pas uit de wachtrij verwijderd na bevestiging van de server of een uitdrukkelijke handmatige verwijdering.

Sessiegegevens en de sleutel voor lokale concepten worden in de iOS-sleutelhanger bewaard. Optionele Face ID- of Touch ID-ontgrendeling blijft op het apparaat; Werfvolt ontvangt geen biometrische kenmerken. Documenten worden voor de geopende weergave opgehaald en niet als permanente offline documentbibliotheek opgeslagen. De native app bevat geen advertentie- of trackingintegratie.

Voor toegestane werfinspecties kan je bevindingen, opmerkingen en foto’s met bijschriften invoeren. Camera of fotokeuze wordt alleen op jouw verzoek geopend. Foto’s worden voor verzending opnieuw als afbeelding opgebouwd, zonder de oorspronkelijke camerametadata zoals GPS. De app vraagt geen toegang tot je locatie. Werfconcepten en nog niet bevestigde opdrachten, inclusief gekozen foto’s, worden lokaal versleuteld en per account en organisatie afgeschermd. De server bewaart ontvangen bevindingen, foto’s en hun toerekenbare wijzigingen binnen de bestaande toegangs- en bewaarbevoegdheden van de werf.

De persoonlijke app toont de toegestane eigen A1-, Limosa- en ZUS-documenten, werfdocumenten met hun versies en eigen tewerkstellingsbewijs. Beschermd tewerkstellingsbewijs vereist de bestaande PIN-controle; de PIN wordt niet in een offline wachtrij bewaard. Bij afmelding, accountwissel of het verlaten van de app worden geopende documentbytes vrijgegeven. Het volledige persoonlijke e-Docbeheer blijft op de website.

9. Push-meldingen

Meldingen (bv. nieuwe berichten) zijn optioneel en worden alleen ingeschakeld nadat je ze zelf in de browser toestaat. Je kan ze op elk moment weer uitschakelen in de browserinstellingen.

10. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail support@werfvolt.be; we antwoorden binnen de wettelijke termijn. Werknemers van wie gegevens door hun werkgever zijn ingevoerd, richten zich in eerste instantie tot die werkgever (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen de afhandeling.

Klachten kunnen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be) of de Poolse toezichthouder (UODO) worden ingediend.

11. Wijzigingen

Bij wezenlijke wijzigingen van deze verklaring informeren we gebruikers via het portaal of per e-mail. De actuele versie staat altijd op deze pagina.